15 простых приемов для эффективной работы в Word

Содержание

5 простых, но эффективных приемов для ускоренной работы в MS Word

15 простых приемов для эффективной работы в Word

Мы не всегда задумываемся сколько времени тратим на выполнение той, или иной работы, а ведь увеличение эффективности работы способно кардинально повлиять на производительность. Иногда простое сочетание клавиш, или эффективный прием способен сократить время на выполнение той или иной операции в разы.

Распространенные сочетания клавиш в Word мы рассматривали ранее, сегодня уделим внимание приемам способным сократить время работы с документом в Word.

Прием первый. Или как быстро посчитать рисунки, и не только, в тексте

Подсчет рисунков, как и формул, может понадобиться по различным причинам. Если они у Вас рисунки пронумерованы, да еще и со сквозной нумерацией, то вопрос подсчета не стоит, а если рисунки в тексте не пронумерованы (что конечно же не правильно, но все же)?

В этом случае на помощь придет инструмент «Область навигации» (Вкладка «Вид»/ группа «Показ»/ Область навигации).

Кстати, как Вы уже заметили, таким способом можно посчитать, еще и таблицы, формулы, сноски и примечания.

Какие могут быть подводные камни при подсчете? Если в тексте используются текстовые поля или объекты WordArt, то они тоже будут посчитаны как рисунки. В качестве решения рекомендуется просто пройтись по найденным объектам с помощью кнопок вверх и вниз и убедится, что все объекты задумывались как рисунки.

Прием второй. Создание оглавления документа, если текст не оформлен стилями

Для создания структуры документа необходимо применение стилей с определенным уровнем, однако, часто бывает, что к нам попадается документ в котором форматирование отсутствует в принципе.

Если нет желания тратить время на форматирование данного документа, а создать для него оглавление нужно быстро, тогда просто выделяем текст, который должен попасть в оглавление, и заходим в настройки абзаца, вкладка «Отступы и интервалы», установить необходимый уровень, т.е.

каким уровнем заголовка в оглавлении должен отображаться данный текст, или, другими словами выделенный текст будет разделом, подразделом и т.д.

В самом документе видимых изменений не произойдет, но выделенный текст появится в области навигации и, а в последствии, и в оглавлении. Кстати оглавление вставляется: Вкладка «Ссылки»/ «Оглавление».

Данным способом не рекомендуется злоупотреблять, а использовать только в случае острой необходимости, если надо сейчас и быстро. Если планируется дальнейшая работа с данным документом, то следует потратить немного времени и создать полноценную структуру документа.

Прием третий. Скрыть часть документа, с которой не производится работа

Часто, при работе с большими документами, нужно сконцентрироваться на определенном участке документа, как правило, разделе, и не отвлекаться на остальной текст.

Подведя курсор мышки к заголовку определенного раздела, появится треугольник, нажатие на который, скроет текст внутри данного раздела, а повторное нажатие – вновь покажет.

Использование данного способа подразумевает под собой наличие структуры в документе.

Для концентрации внимания самое оно.

Прием четвертый. Быстро выделить содержимое определенного раздела документа

Всем знакомы сочетания клавиш для выделения слова, строки, абзаца или всего текста, однако, как выделить один раздел документа? Конечно, можно обойтись стандартным способом, но, если текста много, то это долго и можно сбиться. На само деле, выделить определенный раздел проще простого, нужно в области навигации вызвать контекстное меню на нужном разделе (правый клик мышкой) и выбрать пункт «Выделить заголовок и содержимое».

Стоит обратить внимание на остальные пункты контекстного меню, они также очень полезны.

Прием пятый. Создать настраиваемое оглавление для документа

В продолжение темы работы с оглавлениями следует сказать, что оглавление не обязательно может соответствовать структуре документа, или сделать несколько разных оглавлений, например, одно общее, для всего документа, и несколько маленьких для каждого раздела.

Для возможности реализовать настраиваемое оглавление необходимо чтобы документ был оформлен стилями. Стили могут быть как уровня «Основной текст», так и определенного уровня структуры, это не важно, важно только, чтобы они были стилями.

И следующее, что нужно понимать, что, если мы используем определенный стиль, который должен будет войти в оглавление, то абсолютно любой текст, оформленный данным стилем будет отображаться в оглавлении.

Дальше все предельно просто, в настройках оглавления просто расставляем циферками какой стиль будет находится на каком уровне в оглавлении.

Подробнее о создании сложных оглавлений с видеоуроками, практическими заданиями и тестами представлено в этом материале.

15 простых приемов для эффективной работы в Word

15 простых приемов для эффективной работы в Word

Microsoft Word — программа, без которой не обойтись в современном мире. Но многие люди, работающие в ней далеко не первый год, даже не догадываются о некоторых полезных возможностях этого текстового редактора.

Мы собрали 15 приемов, которые упростят вам работу и откроют новые перспективы.

Как быстро поменять регистр

Бывает, что при наборе текста случайно нажимается CAPS LOCK, и тогда автор в отчаянии готов уже переписывать все сначала, ругая себя за невнимательность. Однако ситуацию можно исправить. Просто выделите нужный кусок текста и нажмите Shift + F3 . Регистр быстро сменится с заглавного на строчный.

Как структурировать большой текст

Очень удобно искать ключевые моменты в тексте, если иметь перед глазами его структуру. Нажимая на элементы структуры, вы можете развернуть или свернуть ту часть текста, которая вам необходима. Чтобы сделать это, нажмите Вид , а затем Структура .

Как сходу перевести текст

По умолчанию в Word встроен очень даже неплохой переводчик Bing, который если не может заменить Google, то вполне сгодится для повседневных нужд. Это избавит вас прежде всего от метаний между браузером и программой. Вы можете перевести весь документ, отдельный его кусок или же воспользоваться мгновенным переводом слова при наведении на него мышью.

Как быстро поставить дату и время

Сделать это довольно просто: для установки даты нужно прибегнуть к комбинации клавиш Shift + Alt + D . Тот же фокус можно проделать и со временем, если зажать последовательно Shift + Alt + T .

Как быстро создать скриншот

Бывает, что в процессе работы надо быстро сделать скриншот и переслать его знакомым. Все, что вам нужно сделать, — это нажать на кнопку Снимок , после чего сам Word предложит и покажет все активные окна.

Как скрыть текст

Эта функция будет полезна всем, кто хочет временно спрятать нужную информацию. С помощью этой опции можно также оставлять какие-то комментарии и заметки, которые не будут перемешиваться с основным текстом.

Все, что нужно сделать, — выделить нужный кусок текста, нажать Ctrl + D и проставить галочку возле функции Скрытый .

Теперь ваш текст никто не видит, но вы-то знаете, он есть!

Как работать над документом вместе с кем-то одновременно

Начиная в версии 2013 года в Word можно легко редактировать документ и отвечать на чужие заметки по тексту. Все нужные для этого опции находятся в функции Рецензирование . Это заметно упростит совместную работу!

Как поставить ударение на нужном слоге

Чтобы читатель понял, о чем вы, собственно, говорите, иногда необходимо сделать акцент на том или ином ударении. Сначала наводим курсор на букве, после которой оно должно стоять, а затем зажимаем на клавиатуре справа Alt + 769 . Вуаля!

Как редактировать PDF

Чтобы редактировать файлы с расширением .pdf, совсем не обязательно скачивать Adobe Reader или пользоваться какими-то сторонними сервисами. Ведь Word версии 2013 и дальше может справляться с этим ничуть не хуже. Просто откройте документ и начните работу!

Как печатать в любом месте

Не все знают, но вместо десятков ударов по клавише «Ввод» можно и так начать печатать мышью абсолютно в любом месте. Для этого вам достаточно всего лишь 2 раза кликнуть в нужной части документа. Программа сама установит нужные строки и табуляцию.

Как быстро перемещаться по документу

Существует ряд комбинаций, которые заметно упростят перемещение по большому документу и избавят вас от долгих прокруток мышкой.

  • Ctrl + Alt + Page Up — вернуться на предыдущую страницу;
  • Ctrl + Alt + Page Down — отправиться на следующую;
  • Ctrl + Home — вернуться к началу документа;
  • Ctrl + End — отправиться в самый его конец.

Как расставить переносы

От правильной расстановки переносов зависит то, насколько удобно будет читать ваш текст и сколько места он будет при этом занимать. Вы можете сделать это сами или же предложить программе установить значение автоматически. Заходим в меню Разметка страницы и выбираем Расстановка переносов .

Как поставить водяной знак

Для дополнительной защиты документа удобно использовать так называемый водяной знак. Переходим в меню Дизайн и выбираем опцию Подложка .

Как вставить видео

Чтобы разнообразить свой документ, можно вставлять различные иллюстрации и диаграммы. Но больше всего вы поразите своего читателя, если вставите туда небольшой кусочек видео — для наглядности. Сам файл не станет «весить» больше, он всего лишь преобразует ссылку в надлежащий вид. Нужный пункт можно найти в меню Вставка .

Как проверить совместимость с другими версиями перед сохранением

Часто бывает, что в старых версиях программы файлы, созданные в новой версии, не открываются или отображаются некорректно.

Для того чтобы убедиться, что ваши коллеги со старой версией смогут прочитать ваш текст, используйте функцию Инспектор документов .

Она проверяет наличие макросов и скрытый текст, а также сканирует содержимое на совместимость с предыдущими версиями.

Источник

Некоторые аспекты и тонкости при работе с программой Microsoft Word. Урок 2

15 простых приемов для эффективной работы в Word

» Microsoft Office, Microsoft Word » Некоторые аспекты и тонкости при работе с программой Microsoft Word. Урок 2.

В этом уроке я хочу затронуть некоторые приемы работы с редактором, причем рассказать о них вскользь, чтобы у вас было общее представление о текстовом редакторе Word, его возможностях, а также о том, что в принципе с помощью него можно сделать и в каких целях это может быть использовано. Разумеется, потом я расскажу об этих инструментах более подробно.

Создание таблиц

Вот скажем, для того чтобы начать набирать текст в таблице, сначала нужно ее создать. Для этого нужно перейти в меню Вставка, и на панели инструментов выбрать инструмент с соответствующим названием.

После чего можно будет с помощью мышки указать, сколько будет столбцов(по горизонтали) и строк(по вертикали). И сразу можно будет вводить текст в ячейку, предварительно кликнув по ней мышью, либо просто переключаясь между ними клавишей Tab.

Причем, если в процессе работы окажется так, что строк в ячеек окажется недостаточно, то программа, при нажатии кнопки Tab создаст дополнительные строки.

Специальные символы

Иногда возникает такая необходимость, как ввод символов, которых нету на клавиатуре. Тогда на помощь нам придет пункт меню Символ, все на той же вкладке Вставка. Первоначально при щелчке мышью по этому пункту доступно немного символов.

Если же выбрать Другие символы, то перед нами раскроются множество вариантов, из которых нам только и нужно что указать необходимый нам.  Там же можно указать шрифт, выбрать нужную группу, к которой вероятнее всего принадлежит нужный вам символ.

Здесь же будет сочетание горячих клавиш, для быстрого ввода данного символа – предположим, мы им пользуемся часто и в целях экономии времени, чтобы не обращаться каждый раз к данной панели, просто нажимаем необходимое сочетание.

 К примеру, мы хотим ввести символ у которого клавиатурная комбинация обозначена как 124, Alt + X. Что это означает? Это значит, что нужно набрать прямо в документе цифру 124, а потом одновременно нажать Аlt + X.

Автозамена

У Word’а есть такая функция, как превращение на ходу кавычек — “”, в привычные нам – «».

Причем как я заметил, происходит это почему-то именно в русской раскладке клавиатуры, что не очень удобно, поскольку чтобы задать кавычки нужного нам формата приходится все время менять раскладку клавиатуры. А набор двух тире превращается в одно длинное.

Так вот, чтобы избежать этого, необходимо просто отменить действие, комбинацией клавиш Ctrl + Z и продолжать набор дальше. Если же вам не нужен функционал подобного рода, то его можно отключить.

Для этого зайдем в меню Файл, слева выберем Параметры ->Правописание ->Параметры автозамены –> вкладка Автоформат при вводе, где галочкой вы можете отметить нужные нам функции, или наоборот отключить ненужные.

Автоматическая нумерация абзацев

Для автоматической нумерации абзацев, достаточно поставить цифру – а за ней точку или тире. Теперь каждый новый абзац будет нумероваться автоматически. Вот как это будет примерно выглядеть.

  1. Первый абзац.
  2. Второй абзац.
  3. Третий абзац.

Причем, если вы решите вставить между двумя абзацами новый, нумерация не собьется. И так, можно продолжать до бесконечности. Если же вам нумерация не нужна, то достаточно того, чтобы два раза нажать Enter. Это был пример нумерованного списка.

Но кроме этого есть также и маркированный список. Задать его можно с помощью панели . Там же можно указать и нумерованный список.

Не всем людям нравится автоматизация, и это не проблема. Все это настраивается и зайдя в Файл – Параметры – Правописание – Параметры автозамены, можно настроить все так, как нужно именно вам.

Удаление текста и целых слов

До этого мы с вами говорили о вводе, ну а как же быть тогда, если требуется что-нибудь удалить. За удаление всего того, что слева от курсора отвечает клавиша Backspace, а для того, что находится справа – клавиша Del.

Сочетание клавиш Ctrl + Backspace и Ctrl + Del, приводит к удалению целого слова соответственно слева и справа соответственно.

Отмена ошибочного действия

Очень часто бывает так, что мы сделали какую-то глупость или удалили то, о чем впоследствии пожалели.

На этот случай в MicrosoftWord имеется удобная комбинация клавиш – Ctrl+ Z, которая позволяет отменить нам сколь угодно ошибочных действий.

Под этой кнопочкой есть стрелочка, нажав на которую мы можем проследить всю историю внесенных нами изменений. Чтобы отменить отмену, мы можем воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + Y.

Сохранение и открывание файлов

Для того чтобы открыть или сохранить файл, мы можем воспользоваться меню Файл. Либо комбинацией клавиш:

Ctrl + O – открыть документ;

Shift + F12 – сохранить.

F12 – сохранить Как…

Рекомендуется почаще сохраняться, для того, чтобы изменения, произведенные в документе не пропали, случись какой-нибудь конфуз с отключением электричества.

При сохранении можно указать формат, в котором он будет сохранен:

Документ Word(*.docx) – сохранение со всеми стилями и форматированием. Здесь стоит сказать, что старые версии Ворда не понимают такой формат.

Документ Word(97-2003) – режим совместимости со старыми версиями. Причем есть вероятность, что форматирование будет сохранено не полностью.

Только текст – документ, сохраненный в этом формате, будет прочитан на любом компьютере без проблем. Но обратная сторона заключается в том, что исчезнет все форматирование.

RTF – своего рода компромисс между сохранение форматирования и совместимостью со старыми текстовыми редакторами. Очень бывает полезным, когда к примеру вы не уверены, стоит ли на том компьютере, на котором вы планируете распечатать документ текстовый редактор Word.

Но в любом случае, на таком компьютере, должен быть WordPad, который без проблем прочитает документ данного типа. Но стоит учитывать также и то, что некоторые элементы форматирования все же могут быть потеряны. Поэтому я рекомендую все же, делать две копии документа.

Один сохранять в стандартном вордовском формате, а другой документ командой Сохранить Как, в формате, обеспечивающем совместимость со старыми редакторами.

Веб-страница(*.htm, *.html) – формат документа, который смогут прочитать все браузеры.

На этом пока что все. До встречи в следующем уроке!

15 советов по работе в Word

15 простых приемов для эффективной работы в Word

Популярный тестовый редактор Microsoft Word пользуется большой популярностью у пользователей в мире. Это самое мощное и удобное профессиональное приложение для работы с текстовыми документами.

Программа Microsoft Word входит с состав пакета офисных программ Microsoft Office. По работе в программе Word издано множество книг и руководств. Многие пользователи учились пользоваться программа самостоятельно, поэтому некоторые настройки и функциональные возможности программы могут быть им неизвестны.

В этой статье я написал некоторые простые советы по работе с программой Word, которые будут полезны начинающим пользователем.

Эти 15 полезных советов Ворд, работают в версиях программы Microsoft Word 2007, Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2016, Microsoft Word 2019.

Возможно, почти все работает и в версии программы Microsoft Word 2003 (я не имею возможности проверить).

Как выделить весь документ Word

Довольно часто при копировании возникает необходимость для выделения текста в документе Word. Для этого выполните следующие действия:

  • В окне открытого документа Word нажмите на сочетание клавиш «Ctrl» + «A».

Как выделить предложение в Word

Если нужно выделить только одно предложение в документе Ворд, сделайте следующее:

  • Нажмите на кнопку «Ctrl», а затем кликните курсором мыши по любому слову из предложения.

Как выделить абзац в Word

Иногда, необходимо выделить отдельный абзац в тексте документа Word.  Для выделения абзаца, совершите следующее действие:

  • Щелкните три раза мышью по любому слову в данном абзаце.

Как выделить фрагменты текста в разных местах документа Word

Для выделения некоторых фрагментов текста, находящихся в разных местах открытого документа Word, проделайте следующие действия:

  • Выделите в документе Word любым удобным способом первый нужный фрагмент текста, а затем, нажав на клавишу «Ctrl», выделите другие нужные фрагменты текста.

Как выделить большой фрагмент текста в Word

В некоторых ситуациях, пользователю может понадобится выделить большой кусок текста из документа Word, который может занимать несколько страниц.

Обычным способом выделять большой участок текста неудобно, поэтому воспользуйтесь этим вариантом:

  • Поставьте курсор мыши в начало фрагмента текста, а затем, нажав на клавишу «Shift», кликните курсором мыши в конце фрагмента.

Как изменить регистр в Word

Если вы случайно набрали текст заглавными буквами в верхнем регистре, то можно быстро вернуть регистр букв в обычный вид, выполнив следующие действия:

  1. Выделите набранный заглавными буквами текст в документе Word.
  2. Нажмите одновременно на клавиши «Shift» + «F3».

Простой перенос текста в Word

В процессе редактирования, бывает, что необходимо выполнить перенос текста в документе, без использования функций копирование/вставка. Проделайте следующую операцию:

  1. Выделите часть текста, а затем нажмите на «F2», переместите курсор в нужное место документа.
  2. Потом нажмите на клавишу «Enter».

Выделенный текст будет переместится в новое место документа Word.

Подчеркивание текста, пропуская пробелы в Word

По умолчанию, в Word работает стандартный порядок: при подчеркивании текста затрагиваются слова и пробелы (сплошное подчеркивание). Как быть, если в тексте нужно подчеркнуть только слова, пропуская пробелы?

Для этого нам подойдет этот способ:

  • Выделите текст, а затем нажмите на клавиши «Ctrl» + «Shift» + «W».

В результате, в тексте документа будут подчеркнуты только слова, и пропущены пробелы. Повторное нажатие этих клавиш отменяет подчеркивание текста.

Переход к началу или концу документа Word

При работе с документом, пользователю приходится перемещаться в начало или в конец документа, для выполнения необходимых действий при редактировании текста.

В окне открытого документа Word нажмите на сочетания клавиш:

  • «Ctrl» + «Home» — переход в начало документа.
  • «Ctrl» + «End» — переход в конец документа.

Быстрый переход по гиперссылкам в Word

По умолчанию, в Word для перехода по ссылке (гиперссылке) необходимо сначала нажать на клавишу «Ctrl», а затем кликнуть по ссылке. Гиперссылки в документе Word устанавливают на страницы сайтов в интернете, на другие файлы Word, или внутри самого документа, на определенное место в тексте документа.

Сейчас я расскажу, как быстро перейти по ссылке одним кликом мыши:

  1. Войдите в настройки Word, выберите «Параметры», а затем «Дополнительно».
  2. В разделе «Параметры правки» снимите галку напротив пункта «CTRL + щелчок для выбора гиперссылки».

Теперь, после клика по ссылке, сразу будет выполнен переход на веб-сайт, или на другое место в документе Word.

Создание скриншота в Word

Начиная с версии Word 2010, в программе появилась возможность создания снимков экрана (скриншотов). Снимок экрана вставляется непосредственно в документ Word.

В окне программе Word выполните следующее:

  1. Войдите во вкладку «Вставка», в группе «Изображения» нажмите на кнопку «Снимок».
  2. Далее выберите эскиз окна из списка открытых окон, или нажмите на «Вырезка экрана».
  3. Затем выделите рамкой нужный фрагмент экрана монитора.
  1. Далее приложение автоматически вставит скриншот в открытый документ Word.

Это изображение можно перемещать или изменять, как любое другое изображение в документе Word. Функция создания скриншотов работает в Word 2010, Word 2013, Word 2016, Word 2019.

Объединение документов в Word

В программе Word можно быстро объединить несколько документов в один, для того, чтобы обойтись без выделения, копирования и вставки документов по очереди.

Пройдите последовательные шаги:

  1. Сначала откройте новый документ Word, затем перейдите во вкладку «Вставка».
  2. Нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Объект», в открывшемся меню выберите «Текст из файла…».
  1. Далее в окне Проводника выберите необходимые документы Word. Для этого, нажмите на кнопку «Ctrl», а затем кликните по файлам в нужной последовательности, а потом нажмите на кнопку «Вставить».

После этого содержимое выбранных документов будет последовательно скопировано в новый документ Word.

Сравнение документов Word

Предположим, что у вас возникла необходимость сравнить две версии одного документа Word. Необходимо сделать следующее:

  1. Выберите документ, откройте вкладку «Рецензирование», нажмите на кнопку «Сравнить».
  2. В меню откроется два варианта: «Сравнить…» и «Объединить…».
  3. Нажмите на вариант «Сравнить…».
  4. Далее откроется окно «Сравнение версий», в котором нужно сначала выбрать «Исходный документ», затем «Измененный документ».
  5. В завершение, нажмите на кнопку «ОК».

В открывшемся окне вы увидите различия между версиями документа, выделенные красным цветом.

Защита документа паролем в Word

Для обеспечения конфиденциальности, зашифруйте документ Word с использованием пароля. Доступ к зашифрованному документу будет открыт только после ввода пароля.

Подробнее об этой функции в приложении можно прочитать здесь.

Как повторить свои действия несколько раз подряд

Для того, чтобы не повторять свои действия несколько раз подряд (ввод текста, вставка, удаление и т. д.), используйте команду для выполнения повтора действия.

Используйте следующий способ:

  • После выполнения действия, которое нужно повторить, нажмите на кнопку клавиатуры «F4» один или несколько раз, в зависимости от надобности.

Выводы статьи

Пользователи, работающие в текстовом редакторе Word, выполняют множество стандартных операций. Для выполнения некоторых действий используются удобные способы. С помощью 15 полезных советов пользователь может более плодотворно и быстро работать в программе Microsoft Word.

15 простых приемов для эффективной работы в Word

15 простых приемов для эффективной работы в Word

Microsoft Word — программа, без которой не обойтисьв современном мире. Но многие люди, работающие в нейдалеко не первый год, даже не догадываютсяо некоторых полезных возможностях этого текстовогоредактора.

AdMe.ru собрал 15 приемов, которыеупростят вам работу и откроют новые перспективы.

Как быстро поменять регистр

Бывает, что при наборе текста случайно нажимается CAPS LOCK,и тогда автор в отчаянии готов уже переписывать всесначала, ругая себя за невнимательность. Однако ситуацию можноисправить. Просто выделите нужный кусок текста и нажмитеShift + F3. Регистр быстро сменитсяс заглавного на строчный.

Как структурировать большой текст

Очень удобно искать ключевые моменты в тексте, если иметьперед глазами его структуру. Нажимая на элементы структуры,вы можете развернуть или свернуть ту часть текста,которая вам необходима. Чтобы сделать это, нажмитеВид, а затем Структура.

Как сходу перевести текст

По умолчанию в Word встроен очень даже неплохойпереводчик Bing, который если не может заменить Google,то вполне сгодится для повседневных нужд. Это избавит васпрежде всего от метаний между браузером и программой.Вы можете перевести весь документ, отдельный его кусокили же воспользоваться мгновенным переводом слова принаведении на него мышью.

Как быстро поставить дату и время

Сделать это довольно просто: для установки даты нужно прибегнутьк комбинации клавиш Shift + Alt + D.Тот же фокус можно проделать и со временем, еслизажать последовательно Shift + Alt + T.

Как быстро создать скриншот

Бывает, что в процессе работы надо быстро сделать скриншоти переслать его знакомым. Все, что вам нужно сделать, —это нажать на кнопку Снимок, после чего самWord предложит и покажет все активные окна.

Как скрыть текст

Эта функция будет полезна всем, кто хочет временно спрятатьнужную информацию. С помощью этой опции можно также оставлятькакие-то комментарии и заметки, которые не будутперемешиваться с основным текстом.

Все, что нужносделать, — выделить нужный кусок текста, нажать Ctrl +D и проставить галочку возле функцииСкрытый.

Теперь ваш текст никто не видит,но вы-то знаете, он есть!

Как работать над документом вместе с кем-тоодновременно

Начиная в версии 2013 года в Word можно легкоредактировать документ и отвечать на чужие заметкипо тексту. Все нужные для этого опции находятся в функцииРецензирование. Это заметно упростит совместнуюработу!

Как поставить ударение на нужномслоге

Чтобы читатель понял, о чем вы, собственно, говорите,иногда необходимо сделать акцент на том или ином ударении.Сначала наводим курсор на букве, после которой оно должностоять, а затем зажимаем на клавиатуре справа Alt+ 769. Вуаля!

Как редактировать PDF

Чтобы редактировать файлы с расширением .pdf, совсемне обязательно скачивать Adobe Reader или пользоватьсякакими-то сторонними сервисами. Ведь Word версии 2013 и дальшеможет справляться с этим ничуть не хуже. Просто откройтедокумент и начните работу!

Как печатать в любом месте

Не все знают, но вместо десятков ударовпо клавише «Ввод» можно и так начать печатать мышьюабсолютно в любом месте. Для этого вам достаточно всего лишь2 раза кликнуть в нужной части документа. Программа самаустановит нужные строки и табуляцию.

Как быстро перемещаться по документу

Существует ряд комбинаций, которые заметно упростят перемещениепо большому документу и избавят вас от долгихпрокруток мышкой.

  • Ctrl + Alt + Page Up — вернутьсяна предыдущую страницу;
  • Ctrl + Alt + Page Down — отправитьсяна следующую;
  • Ctrl + Home — вернуться к началудокумента;
  • Ctrl + End — отправиться в самый егоконец.

Как расставить переносы

От правильной расстановки переносов зависит то,насколько удобно будет читать ваш текст и сколько местаон будет при этом занимать. Вы можете сделать это самиили же предложить программе установить значение автоматически.Заходим в меню Разметка страницыи выбираем Расстановка переносов.

Как поставить водяной знак

Для дополнительной защиты документа удобно использовать такназываемый водяной знак. Переходим в менюДизайн и выбираем опциюПодложка.

Как вставить видео

Чтобы разнообразить свой документ, можно вставлять различныеиллюстрации и диаграммы. Но больше всего вы поразитесвоего читателя, если вставите туда небольшой кусочек видео —для наглядности. Сам файл не станет «весить» больше,он всего лишь преобразует ссылку в надлежащий вид. Нужныйпункт можно найти в меню Вставка.

Как проверить совместимость с другими версиямиперед сохранением

Часто бывает, что в старых версиях программы файлы,созданные в новой версии, не открываются или отображаютсянекорректно. Для того чтобы убедиться, что ваши коллегисо старой версией смогут прочитать ваш текст, используйтефункцию Инспектор документов. Она проверяетналичие макросов и скрытый текст, а также сканируетсодержимое на совместимость с предыдущими версиями.

Полезные советы по работе с Word

15 простых приемов для эффективной работы в Word

Если вы уже очень давно работаете с программой Microsoft Word, то все равно вам возможно пригодятся мои полезные советы, которые сделают вашу работу в Word 2010 еще быстрее. Итак, давайте же рассмотрим эти полезные приемы. 

Совет 1. Быстрый запуск Word

Сейчас я вам расскажу, как можно быстро запустить программу Word. Сначала нужно последовательно нажать комбинацию клавиш Windows + R. Появиться окно «Выполнить», в котором необходимо ввести «winword», а затем нажать клавишу «Ввод». Приложение Word запуститься мгновенно, и вы сразу можете приступить к созданию документа.

Совет 2. Преобразование списка в таблицу

Давайте рассмотрим, как можно преобразовать список в таблицу. Допустим у меня есть список, разделенный и выровненный символами табуляции. Но я хочу усовершенствовать его, преобразовав в таблицу.

Сперва необходимо выделить текст, который требуется изменить. Поэтому выделяем весь текст и переходим в во вкладку «Вставка». Под кнопкой «Таблица» щелкнем раскрывающийся список и выберем «Преобразовать в таблицу» (1).

Откроется диалоговое окно «Преобразовать в таблицу». Я уже говорил, что использовал знаки табуляции для создания списка, по необходимости добавляя их в разных местах. Поэтому вместо двух столбцов будет создано три.

Мы принимаем параметры по умолчанию (а необходимые исправления внесем далее). Нажимаем «Ок».

Обратите внимание, что появилось три столбца. Теперь просто одним щелчком выделяете лишний столбец с помощью направленной вниз стрелки (просто наведите курсор на вершину лишнего столбика пока не появится стрелочка).

Щелкайте выделенный столбец правой кнопкой мыши и выбирайте «Удалить столбцы». Это совсем не сложно. Можно продолжить и завершить форматирование таблицы. Как вы видите в «Стилях таблицы», у вас получился достаточно стандартный формат.

Однако можно выбрать любой другой — достаточно просто провести по ним курсором. Но допустим мне нравиться один определенный формат.

Раскроем коллекцию, предварительно установив курсор в таблице (когда устанавливаете курсор в таблице, то в верху автоматически появляются стили таблиц). Щелкнем раскрывающийся список (2) и выберем формат под названием «Светлый список — Акцент 2».

Если вдруг у вас таблица сдвинулась, то можно с легкостью вернуть ее назад. Для этого нужно щелкнуть маркер таблицы (3) и, удерживая его, перетащить таблицу на необходимое место. Операции довольно просты и понятны, и у нас получилась действительно красивая таблица.

Вот таким способом можно преобразовать список в таблицу.

Совет 3. Как сделать маркированный список более эффективным

Сейчас я хочу показать, как преобразовывать список в графический элемент SmartArt. Сначала выделим список, который нужно изменить.

Маркированный список нужно вырезать, чтобы затем вставить его в элемент SmartArt (на главной вкладке нажимаете на значок ножницы или можете выделить текст и нажать комбинацию Ctrl + X).

Переходите в меню «Вставка»  нажмите «SmartArt», затем выберите «Вертикальный маркированный список» и нажмите «Ок».

Конечно, вы можете выбрать любой другой элемент. Теперь в области текста (4) просто выделите текстовые элементы и вставьте в список (4) с помощью клавиш Ctrl + V в элемент SmartArt в документе.

Теперь щелкните за пределами диалогового окна SmartArt или на крестик (5), чтобы закрыть окно.

Вот так просто мы преобразовали список документа Word в элемент SmartArt.

Совет 4. Обрезка рисунка по фигуре

Чтобы привлечь внимание к изображению, можно обрезать его по оригинальной фигуре. Для этого выделите изображение, перейдите на вкладку «Формат», нажмите стрелку на кнопке «Обрезка» и выберите пункт «Обрезать по фигуре». Здесь можно выбрать любую понравившуюся фигуру. Вот так можно привлечь внимание к изображению, обрезав его по фигуре.

Совет 5. Масштабирование с помощью мыши

Если во время работы Word вам нужно быстро увеличить объекты документа, то зажмите клавишу Ctrl и крутите колесико мыши вперед, чтобы увеличить их.

Чтобы уменьшить объекты, снова зажимаем клавишу Ctrl и прокручиваем колесико мыши назад. Если выделить отдельный объект, то можно увеличить только его, тоже самое касается и текста.

Так с помощью клавиши Ctrl и колесика мыши можно увеличивать или уменьшать объекты документа.

Совет 6. Размещение документов в службе SkyDrive

Создавая документы Word, следует подумать о том, где их удобнее хранить. Одним из наиболее практичных решений для хранения файлов является служба Windows Live SkyDrive. Если у вас еще нет учетной записи SkyDrive, то можно бесплатно получить ее на сайте Office.live.com.

После входа в службу можно добавлять в нее документы Word, а также любые другие документы. Для этого в самой службе щелкните «Добавить файлы». Укажите папку, в которой их необходимо сохранить. Выбираем папку «Мои документы» (вы можете также создать новую папку).

Теперь можно перетащить документы в специальный маленький квадрат или выбрать их на компьютере. Выбираем свой документ и нажимаем кнопку «Открыть».

Когда документ загружен, нажимаем кнопку «Продолжить». Документ появится в папке «Мои документы» в представлении списка.

Если  щелкнуть на документ, то с правой стороны появятся функции, с помощью которых можно изменить документ в браузере, открыть его с помощью Microsoft Word или выполнить множество других операций, в том числе предоставить к нему совместный доступ. Поэтому добавления документа в службу SkyDrive — это еще один полезный совет.

Совет 7. Поиск и замена текста

Допустим во время последнего просмотра моего документа я заметил ошибку в слове «статестика». Оно должно писаться С — Т — А — Т — И — С — Т — И — К — А. Теперь мне нужно изменить все случаи «статестика» на «статистика» и сделать это быстро. Я выделяю этот элемент (слово) и использую функцию замены (на главной вкладке нажмите «Заменить» (6) или сочетание клавиш Ctrl + H).

Выделенный элемент автоматически вставляется в поле «Найти» (7). Мне нужно заменить его на статистика (8). Теперь я могу заменить каждый случай в отдельности, однако я не знаю, сколько таких слов встречается в тексте. Так как нужно заменить все эти слова, я нажимаю кнопку «Заменить все» (9).

Отображается сообщение о том, что произведено 7 замен и нужно ли начать поиск сначала. Поскольку я не знаю точного количества слов с ошибкой в тексте, я вынужден согласиться. Чтобы точно произвести все замены, я выбираю «Да» (10). Позже у меня отобразилось сообщение о том, что произведено 10 замен.

Вариант «Да» был правильным выбором, теперь можно нажать «Ок». Вот так можно искать и заменять текст в Microsoft Word.

Совет 8. Приемы выделения текста

Чтобы внести изменения в документ Word, необходимо выделить элементы, которые необходимо заменить. Поэтому я хочу напомнить вам о нескольких приемах выделения, которыми удобно пользоваться.

Сперва выделите какой-нибудь большой блок текста, удерживая и перемещая курсор мыши. Возможно, этот способ вам уже известен. Можно также выделить любое слово, дважды щелкнув его. Двойной щелчок — и слово выделено.

Можно также щелкнуть три раза подряд (тройной щелчок), чтобы выделить целый абзац. Есть также нетрадиционные приемы выделения.

В поле документа есть области (левая пустая область документа), в которых стрелка курсора поворачивается в сторону текста (как на рисунке слева).

Обратите внимание, что во время работы над текстом курсор имеет форму I, а затем превращается в стрелку, направленную вправо.

Сейчас передвиньте курсор в левую пустую область документа, чтобы появилась форма в виде стрелки и затем выделите строку, на которую указывает стрелка, одним щелчком. Щелкнув дважды, можно выделить абзац, щелкнув трижды — весь документ.

Щелчок мыши можно также комбинировать с нажатием клавиш. Один щелчок левой кнопкой мыши при нажатой клавише Ctrl, выделяет предложение от начало до конца.

Еще менее распространенный способ — выделение отдельных строк щелчком мыши при нажатой клавише Ctrl. То же самое можно делать и со словами. Можно выделить одно слово, затем еще одно и еще одно.

Этот способ позволяет форматировать слова отдельно от остального текста. И, наконец, текст можно выделять с помощью клавиши Shift.

Например, любые два абзаца можно выделить, просто щелкнув и потащив курсор вниз. Однако этот способ не всегда удобен, так как временами не позволяет выделить именно то, что нам нужно.

Поэтому щелкните в верхней части абзаца в начале выделения и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните в конце другого абзаца — выделяется весь блок текста.

Это лишь несколько из возможных способов выделения в Microsoft Word.

Совет 9. Отображение и скрытие ленты

Иногда, работая над усовершенствованием документа, необходимо максимально расширить рабочее пространство. Добиться этого можно, скрыв ленту. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + F1, чтобы скрыть ленту. Чтобы вернуть ленту на место, нажмите Ctrl + F1 еще раз. Скрыть ленту также можно, дважды щелкнув любую вкладку, кроме вкладки «Файл».

Повторный двойной щелчок вернет ленту на место. Когда лента скрыта, ее по прежнему можно использовать — просто щелкните одну из вкладок. После выбора нужного элемента лента снова скрывается. Чтобы она отображалась постоянно, нужно дважды щелкнуть вкладку (как было сказано ранее).

Такими простыми действиями можно отображать и скрывать ленту в Word.

Совет 10. Использование панели быстрого доступа

Если вы часто используете определенные команды и кнопки, то их можно добавить на панель быстрого доступа, чтобы всегда иметь под рукой. Например, я часто использую стили, поэтому добавлю всю коллекцию на панель быстрого доступа (11).

В группе «Стили» (находится на главной вкладке) я щелкаю стиль правой кнопкой мыши и выбираю команду «Добавить коллекцию на панель быстрого доступа». Теперь, с какой бы вкладкой я ни работал, я могу быстро получить доступ ко всем стилям. Таким образом можно добавлять часто используемые инструменты и даже меню на панель быстрого доступа.

Панель быстрого доступа отображается в самом верхнем левом углу программы Microsoft Word в виде значков (11).

Совет 11. Добавление списка с флажками

Если есть список, к которому нужно добавить поля с флажками (например, список дел или другой список, пункты которого требуется отмечать), можно просто заменить маркеры возле списка.

Выделите любой маркированный список, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Маркеры». В нижней части диалогового окна выберите команду «Определить новый маркер». Затем нужно выбрать подходящий шрифт.К примеру я знаю, что в шрифте Wingdings есть красивое поле для флажков.

В диалоговом окне «Определение нового маркера» нажмите на кнопку «Символ» (12). 

В новом диалоговом окне, с помощью выпадающего списка (13) выберите Wingdings. Потом среди доступных с низу маркеров выберите маркер в виде квадратика (14). Далее нажмите кнопку «Ок» (15), затем еще нажмите кнопку «Ок» в следующем окне для подтверждения.

Теперь маркеры заменены на поля для флажков. Удобно то, что если нажать клавишу «Ввод» для добавления нового элемента, список будет продолжаться уже со вставленными полями для флажков.

Единственный недостаток такой замены маркеров заключается в том, что сами флажки в этом списке установить нельзя. Если щелкнуть поле маркера, то флажок не появиться.

Поэтому, если я хочу, чтобы в моем списке Word можно было устанавливать флажки, необходимо удалить эти маркеры и воспользоваться так называемыми элементами управления содержимым на ленте «Разработчик».

Итак, сперва избавимся от маркеров (просто выделите нужный текст с маркерами и еще раз щелкните на «Маркеры»), а затем настроим и подготовим список для вставки полей с флажками. Удалив маркеры, переходим к ленте и щелкаем правой кнопкой мыши в любом ее месте (16).

Выбираем команду «Настройка ленты» и в открывшимся диалоговом окне настройки ленты выбираем единственную не выбранную вкладку — «Разработчик» (17) (отмечаем галочкой). Нажмите кнопку «Ок» (18). Вот и все, что нужно сделать. Вкладка «Разработчик» теперь активна.

На вкладке «Разработчик» (19) находим поле с флажком (20) — это элемент управления содержимым «флажок». Щелкнем в том месте, где нужно вставить поле с флажком, а затем щелкнем элемент управления содержимым «флажок» (20). Повторим эту операцию для каждого поля. Так можно продолжать до бесконечности.

К сожалению, нельзя вставить элементы управления для целой группы, если вы об этом подумали. Если я отменю вставку и выделю несколько абзацев, то установить для них поля с флажками не получится.

Поэтому, необходимо вставлять поля по отдельности для каждого абзаца, как мы делали это ранее. Теперь, когда поля вставлены, то можно установить флажки (21). Я установил флажок в поле (21). Ну вот и все.

Вот так можно создавать элементы управления содержимым или список полей с флажками для списка дел или любой другой работы.

Итак, я дал вам 11 самых полезных советов по работе с программой Word от Microsoft Office , которые намного облегчат и ускорят работу с вашими документами. Изучайте и практикуйтесь!
[socialpost]
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.